INFORMATION

Minneslista över de handlingar och den information som rasklubbarna har att fortlöpande sända till SGVK

reviderad februari 2014
All information till SGVK skickas till SGVKs sekreterare. Dokumenten kan skickas som fil eller med post.

Datumstyrd information

15 januari Klubbens medlemsantal per den 31/12 skall vara SGVK skriftligt tillhanda. Det är viktigt med tanke på antal röster som klubben har vid fullmäktigestämman. Det medlemsantal som SGVK redovisar till SKK baseras på antalet medlemmar som rasklubbarna inrapporterar.
Rapporten skall innehålla antal betalande medlemmar samt hur många av dessa som är familjemedlemmar och utlandsmedlemmar.

Även medlemsavgiften skall inbetalas.

28 februari En aktuell medlemsförteckning måste alltid finnas hos SGVK. SGVK kan vid behov omgående be att få ny aktuell lista under året

30 november Ansökan om officiell utställning skall vara SGVK tillhanda (till exempel ansöks år 2014 för år 2017) en sammanställning skall sändas till SKK av SGVK

Årsmöten, SGVK-fullmäktige och protokoll
Klubbens samtliga årsmöteshandlingar sänds till SGVK samtidigt som de görs tillgängliga för rasklubbens medlemmar.
Klubbens justerade årsmötesprotokoll sändes snarast till SGVK.

Fullständig lista över klubbens samtliga förtroendevalda med e-postadress, adress, telefonnummer skall senast 1 månad efter klubbens årsmöte vara SGVK tillhanda. Använd blanketten, funktionärslista, som finns på SGVKs hemsida.
Klubbens protokoll sändes fortlöpande till SGVK, så fort de är justerade

Senast 6 veckor före SGVKs fullmäktigestämma skall följande handlingar vara SGVK tillhanda:
* Namn på klubbens delegater och suppleanter med fullständig adress (handlingar sänds endast till ordinarie delegater)
* Rasklubbens avelsrådsberättelse och arbete med RAS
* Eventuella motioner

Övrig information
Klubbens aktuella kontaktperson (med e-postadress, adress och telefonnummer) till SGVK måste alltid finnas hos SGVK, vid byte av person eller om personen byter adress mm måste den nya aktuella uppgiften finnas hos SGVK.

SGVKs kontaktperson är alltid rasklubbens sekreterare.

Rasklubbens aktiviteter bör i möjligaste mån vara öppna för alla SGVKs medlemmar och därför även anslås på SGVKs hemsida.

Utställningar och prov
Rasklubben har max 2 månader på sig att lämna svar till SGVK på förfrågan från domare som önskar utbilda sig på rasen.

Ansökan om inofficiell utställning, prov eller tävling måste vara SGVK tillhanda senast 3 månader före verksamhetsdagen. Namn och uppgifter om domaren bör meddelas SGVK redan då kontakten tas med domaren.

Inbjudan av icke nordiska domare tar längre tid då SKK måste kopplas in.

Resultat från utställning skall omgående dock senast 10 dagar efter utställningsdagen sändas till SGVK. Resultaten registreras inte förrän allt materiel har kommit in i korrekt skick (SKK’s regel)

Vid platsansvar för en SGVK utställning måste SGVK omgående få besked om man byter utställningsansvarig person, annars sänder SGVK informationen till den tidigare vilket kan göra att informationen kommer rätt person tillhanda för sent.
Inbjudningar, PM till utställningar, prov och tävlan måste enligt SKKs kvalitetssäkringsprogram alltid godkännas av SGVK före publicering, gäller såväl officiellt som inofficiellt